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Regolamento attuativo dello Statuto dell’associazione culturale “PENSIAMO al FUTURO”

Art. 1. L’associazione culturale PENSIAMO AL FUTURO senza scopo di lucro, redige il presente “Regolamento” che è parte integrante dello suo Statuto e, come tale, è valido per tutti i soci presenti e futuri dell’Associazione. L’efficacia di questo nuovo regolamento, approvato dall’Assemblea generale in data ……………………………….., decorre dal giorno …………………….. .

Art. 2. Il presente regolamento attuativo sarà valido sino a quando non sarà modificato dall’Assemblea, su proposta del Consiglio Direttivo, oppure su richiesta di almeno il 60% dei soci. Per quanto non è specificato nel presente documento, si fa riferimento allo Statuto stesso.

Art. 3. Gli organi Istituzionali dell’Associazione sono:

  • Assemblea generale: L’Assemblea Generale degli associati può essere ordinaria e straordinaria. L'Assemblea è il massimo organo deliberante.
  • Il Consiglio Direttivo. Il Consiglio Direttivo, eletto dall’Assemblea ordinaria, è composto da un numero di membri non inferiore a cinque e non superiore a undici. L'Assemblea ordinaria determina il numero dei membri e gli incarichi per ciascuno di loro. Il Consiglio Direttivo rimane in carica per un triennio. Il Consiglio Direttivo attualmente è formato da: Presidente/Tesoriere, Segretario generale e tre Consiglieri
  • Comitato Tecnico Scientifico e di Gestione.

Potranno essere istituiti uno o più comitati dal Consiglio Direttivo, quando si ritiene che sia necessario e formare dei Gruppi di Lavoro

Art. 4. Il Presidente ha compiti e responsabilità:

  1. ha la legale rappresentanza dell'associazione con tutti i poteri di ordinaria amministrazione: ha la firma sociale, sottoscrive gli atti e, si occupa della cassa e dei rapporti con le banche, redige la relazione contabile per l’Assemblea e gestisce le entrate e le uscite nonché la contabilità e i rendiconti;
  2. convoca e presiede il Consiglio Direttivo, l'assemblea e, qualora sia istituito, il comitato scientifico;
  3. provvede all'attuazione delle delibere dell'assemblea e del Consiglio Direttivo e cura i rapporti con le autorità, le pubbliche amministrazioni e, più in generale, con l'esterno;
  4. controlla i costi delle iniziative e ne valuta finanziariamente la fattibilità, confrontandosi con il Consiglio Direttivo.
  5. con cadenza periodica, e comunque non superiore ai sei mesi, invia al Consiglio Direttivo il rendiconto di cassa.
  6. nell’espletamento del proprio incarico, il presidente può essere coadiuvato dal Segretario Generale e da membri del Consiglio Direttivo, quando occorre per lo svolgimento delle attività e delle iniziative che vengono deliberate,
  7. sorveglia il buon andamento dell'associazione.
  8. adotta in caso di urgenza ogni provvedimento opportuno, nei limiti di quanto stabilito nello statuto, sottoponendolo a ratifica del Consiglio Direttivo.
  9. in caso di assenza o di impedimento del presidente, ne fa le veci il vice presidente in carica;
  10. il presidente dispone di un fondo cassa, che viene deliberato dal Consiglio Direttivo e sottoposto a rendicontazione;

Art. 5. Il Segretario Generale ha il compito di svolgere tutti gli adempimenti amministrativi coadiuvando il Presidente nelle sue funzioni gestionali e di comunicazione e in particolare:

  • provvede all’aggiornamento dell’elenco dei soci;
  • redige i verbali del consiglio direttivo;
  • cura la corrispondenza;
  • è responsabile dell’ordine degli atti d’ufficio che vengono custoditi in sede;
  • cura e gestisce la distribuzione delle comunicazioni alle varie figure istituzionali;
  • aggiorna il sito web, pubblica inviti e verbali, soprintende e vigila sull’inserimento dei dati e dei documenti amministrativi nell’area riservata del sito.
  • in assenza del Presidente svolge la funzione di Vice Presidente

Nell’espletamento del proprio incarico, il Segretario può essere coadiuvato da altri membri del Consiglio Direttivo.

Art. 6. Gruppi di lavoro o di progetto.

Sulla base di esigenze di funzionamento possono essere costituiti, in seno all'Associazione, gruppi di progetto che saranno presieduti da una Direzione Scientifica designata di volta in volta dal Consiglio Direttivo in base al tipo ed alla qualità del progetto da realizzare. Potranno essere chiamati ad operare in tali gruppi di progetto anche collaboratori esterni. I gruppi lavorano per la realizzazione di progetti e attività proposti dal Consiglio Direttivo e approvati dall’Assemblea.

Art. 7. Direzione scientifica o di progetto

La Direzione scientifica è designata dal Consiglio Direttivo, può comprendere anche soggetti esterni all’Associazione, può anche proporre la composizione del gruppo di progetto. La Direzione ha compiti e responsabilità:

  • ha la rappresentanza del progetto; è responsabile della gestione e del risultato finale del progetto;
  • opera per il raggiungimento degli obiettivi della committenza relativamente alle proprie funzioni;
  • collabora con il presidente nella cura dei rapporti con la committenza;
  • cura la costituzione del gruppo di progetto, comunicando al consiglio direttivo la sua composizione ed ogni eventuale modifica;
  • sovrintende al buon svolgimento delle attività, convocando eventuali incontri di discussione e valutazione con i soggetti interni ed esterni all'associazione che partecipano al progetto;
  • vigila, coadiuvata dal presidente, sull'osservanza delle leggi, dello statuto e dei regolamenti;
  • produce e presenta al Consiglio Direttivo la relazione periodica sullo stato di andamento del lavoro in relazione al programma concordato e alla situazione finanziaria, riguardante il progetto;
  • propone al consiglio direttivo eventuali variazioni al bilancio corredate dalle opportune motivazioni.
  • interviene in situazioni di difficoltà ed aiuta a dirimere i possibili disaccordi all'interno del gruppo

Art. 8. I Soci e le modalità di adesione all’Associazione.

Come previsto nello statuto i soci sono suddivisi in Soci fondatori, Soci ordinari e Soci sostenitori

  1. Soci fondatori: sono tutti coloro che hanno partecipato alla costituzione dell’Associazione e sono firmatari dell’Atto Costitutivo. Possono essere iscritti a tale categoria anche successivamente persone fisiche, su proposta insindacabile del Comitato Direttivo e ratifica dell’Assemblea.
  2. Soci ordinari: sono i soci che prestano la loro opera per poter far vivere l’Associazione realizzando i progetti previsti. All’atto dell’iscrizione esprimono la volontà di partecipare ad un determinato progetto o ne presentano uno nuovo loro stessi.

I soci fondatori e i soci ordinari versano la quota associativa ogni anno e la loro iscrizione rimane fino a quando non chiederanno loro stessi di recedere con una dichiarazione scritta. Con la loro iscrizione acquisiscono diritti e obblighi nei confronti dell’Associazione e possono

  1. partecipare all’assemblea e votare per l’approvazione e le modifiche dello statuto e del regolamento e per la nomina degli organi direttivi;
  2. conoscere i programmi con i quali l’associazione intende attuare gli scopi sociali;
  3. partecipare alle attività promosse dall’associazione;
  4. usufruire di tutti i servizi dell’associazione;
  5. dare le dimissioni in qualsiasi momento
  6. Soci sostenitori: sono tutti coloro che partecipano alla vita associativa usufruendo dei suoi servizi, senza acquisire i diritti e obblighi ma che intendano incoraggiare e sostenere l'attività dell'Associazione. La durata dell’iscrizione all’associazione è di un anno. L’anno successivo, se non rinnovata, l’iscrizione decade.
    1. Soci sostenitori collettivi sono Enti ed Amministrazioni Pubbliche, che per poter accedere ai servizi dell’Associazione collettivamente, versano una quota minima di 50 €, stabilità dal Consiglio direttivo e ratificata dall’Assemblea, questa sarà registrata sul contratto di prestazione d’opera, che l’associazione stipulerà con l’ente. Se tra i sostenitori collettivi c’è una persona fisica che vuole partecipare alla vita associativa verrà accettata come Socio Attivista, senza che le venga richiesto il versamento di quota associativa. La sua iscrizione avrà la durata di un anno, durante il quale avrà diritto a partecipare alle Assemblee ordinarie.
    2. Soci sostenitori individuali sono persone fisiche che partecipano alle visite guidate, alle mostre, ad itinerari naturalistici, storico-artistici, viaggi e soggiorni, attività teatrali, organizzati e/o in convenzione con l’associazione. Alla richiesta di partecipazione a tali iniziative, dovranno iscriversi all’associazione e versare una quota associativa minima di 3 €, che avrà la durata di un anno e che dà loro diritto di partecipare a tutte le proposte programmate, usufruendo di un trattamento economico di favore. La quota associativa verrà versata contestualmente al pagamento per la partecipazione alla prima iniziativa dell’anno. I soci sostenitori individuali possono acquistare tutti i diritti e doveri associativi se esprimono la volontà di essere Soci Attivisti.

Art. 9. Rimborso spese.

Le cariche istituzionali non danno nessun diritto a compensi. L’attività dei componenti del Direttivo è gratuita, salvo per i rimborsi per le spese effettuate previste e anticipate in nome e per conto dell’associazione stessa. Tali rimborsi devono avvenire tramite presentazione di scontrini, ricevute, fatture.

Art. 10. Rapporti con l’esterno.

L’Associazione nell’ambito della realizzazione dei progetti previsti, stipula accordi con aziende, enti pubblici o enti privati per prestazioni occasionali o continuative.

La somme derivanti dai servizi resi, vengono contrattate volta per volta dall’Associazione, con la stipulazione di un contratto di prestazione d’opera e l’emissione di regolare fattura.

Le persone fisiche che partecipano a viaggi, soggiorni, visite guidate e itinerari naturalistici, artistici e storici, versano una quota di partecipazione, fissata di volta in volta, direttamente alla guida prima dell’inizio del percorso. Mentre per il pagamento delle quote di viaggi o visite guidate di più giorni con pernottamento il pagamento verrà effettuato su conto corrente bancario.

Nel caso di prestazioni professionali effettuate dal Presidente, dai membri del Consiglio Direttivo, dai soci dell’Associazione stessa o da un professionista esterno, gli stessi dovranno emettere regolare fattura o una notula per prestazione occasionale, in ottemperanza delle leggi vigenti. 

Art. 11. Piattaforme web come comunicazione per gli associati

L’Associazione utilizza i seguenti strumenti informatici per comunicare con gli associati:

  • Sito web ufficiale dell’Associazione
  • Newsletter
  • Indirizzo di posta elettronica dell’associazione
  • Pagina Facebook

Il Direttivo è responsabile di tutti gli strumenti mediatici (sito internet, posta elettronica, newsletter, etc.), ne possiede le password di accesso, è amministratore di tali strumenti e ne modera i contenuti e le discussioni. Tale responsabilità può essere delegata dal Direttivo ad un socio, anche per un periodo continuativo.

Le comunicazioni delle attività, spettacoli visite guidate vengono pubblicizzate sul sito in Homepage e inviate tempestivamente con una newsletter a tutti gli iscritti alla mailing-list (soci e non soci).

Le prenotazioni alla visite guidate, ai viaggi e agli spettacoli, avverrà on-line tramite un form del sito web predisposto per la trasmissione dei dati personali.

Le convocazioni alle assemblee generali sono pubblicate sul sito e gli inviti con l’ordine del giorno, diramati attraverso la mailing-list dei soci. I verbali delle assemblee sono inviati per email a tutti i soci e pubblicati sul sito nell’area documenti, che funge da bacheca elettronica, successivamente alla loro approvazione da parte dell’assemblea dei soci.

Nel sito è prevista un’area riservata nella quale sono pubblicati tutti i documenti amministrativi, gli estratti conti e il registro dei Soci. Per accedere all’area riservata i soci fondatori, ordinari e attivisti, hanno diritto ad avere una password.

Nel caso esistano persone aventi diritto che non possano accedere alla bacheca elettronica, dovranno essere attivate altre forme di comunicazione parallele per assicurare la partecipazione e l’informazione di tutti.

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